-
обеспечение электронного документооборота и делопроизводства в департаменте,
-
соблюдение Инструкции по делопроизводству в Администрации города,
-
осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству,
-
проверка комплектности приложений, обеспечение своевременной отправки исходящих документов по назначению (посредством курьера, почтовой связи, факсимильной связи, электронной почты);
-
своевременная передача поступивших и зарегистрированных документов на рассмотрение начальнику Департамента;
-
осуществление конфиденциального делопроизводства в Департаменте, соблюдение Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации города, в том числе в части о неразглашении служебной информации ограниченного доступа, ставшей известной в связи с осуществлением служебной (трудовой) деятельности;
-
ведение контроля за сроками исполнения документов с поручениями Главы города и заместителей Главы Администрации города, поступившие в работу Департамента;
-
организацию приема посетителей, их консультирование, координация по направлению деятельности структурных подразделений Департамента;
-
внесение данных о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям, в раздел "Результаты рассмотрения обращений" на портале ССТУ.РФ, ведение данного раздела и актуализацию данных о Департаменте.
-
Ведение учета поступающих в адрес Департамента обращений и ответов на них, осуществление контроля за сроками подготовки ответов исполнителями;
-
ведение контроля за своевременным представлением исполнителями информации об исполнении документов;
-
подготовка заседаний и совещаний, проводимых начальником Департамента или заместителем начальника Департамента, коллегиальных органов, созданных при Департаменте, (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
-
ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний, рассылка протокольных решений;
-
выполнение копировальных работ;
-
ведение табеля учета рабочего времени в Департаменте;
-
своевременная подготовка пакета документов для представления их на государственную регистрацию в уполномоченный орган;
-
обеспечение представления и защиты интересов Департамента на всех стадиях судебного разбирательства и во всех судах судебной системы Российской Федерации
