секретарь директора филиала - вакансия Иваново

1. Получает необходимые   руководителю  сведения от подразделений или исполнителей;

2.  Вызывает по  его  поручению  работников;

3. Организовывает телефонные переговоры руководителя,  принимает и передает   информацию, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения  руководителя  их  содержание;

4. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями,  средствами  организационной  техники,  создает условия, способствующие  его  эффективной  работе;

5. Печатает по указанию руководителя различные материалы;

6. Ведет  делопроизводство;

7. Принимает поступающую на имя директора корреспонденцию, осуществляет ее   систематизацию и регистрацию в соответствии с принятым на предприятии порядком, и  передает, после ее рассмотрения руководителем, в подразделения или конкретным исполнителям  для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

8. Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

9. Отправляет корреспонденцию адресату (в т.ч. письма, статистическую и другую отчетность), осуществляет регистрацию исходящих документов в соответствии с принятым на предприятии порядком;

10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

11. Принимает документы на подпись руководителя и личные заявления работников;

12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их  сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

13. Организовывает работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;

14. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;

15. Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;

16. Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

17. Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

18. Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;

19. Систематизировать документы внутри дела;

20. Обеспечивать сохранность и защиту документов организации;

21. Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами.