Секретарь руководителя - вакансия Тула

- ведение документооборота Фонда с помощью электронного программного обеспечения 1С: Делопроизводство и АСЭД «Дело»;

- учет, регистрация, проверка входящей и исходящей документации в программном обеспечении 1С: Документооборот и АСЭД «Дело», своевременное распределение документации по структурным подразделениям Фонда;

- прием, регистрация (учет) обращений граждан и организаций;

- подготовка проектов поручений, писем и других документов;

- определение контрольных сроков исполнения входящих и исходящих документов;

- организация справочно – информационной работы по вопросам рассмотрения и исполнения документов, подготовка для руководителя Фонда сведений об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

- оформление, регистрация исходящих документов, передача (или отправка) получателям;

- проверка правильности оформления входящих, исходящих, внутренних документов Фонда, по необходимости преобразование их в электронную форму (сканирование);

- оформление и ведение учета карточек личного приема граждан, их дальнейшее хранение;

- ведение архива: формирование, оформление, учет, хранение документов, находящихся в делопроизводстве Фонда и законченных делопроизводством, подготовка описей дел, своевременная передача дел на хранение; составление и согласование номенклатуры дел на год, составление протокола согласования номенклатуры;

- коммуникация с курьерскими службами, Почтой России и иными контрагентами.