Секретарь руководителя - вакансия Ростов-На-Дону

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации;

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения;

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя учреждения;

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

4.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

Ведет контрольно-регистрационную картотеку;

Ведет номенклатуру учреждения;

Обеспечивает рабочее место руководителя учреждения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив