Секретарь руководителя - вакансия Кострома

Секретарь руководителя обязан:

1.1.         Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения.

1.2.         Принимать поступающую на рассмотрение руководителя учреждения корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо – подготовки ответов.

1.3.         Выполнять различные операции с применением  компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

1.4.         Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения.

1.5.         Готовить документы и материалы, необходимые, необходимые для работы руководителя учреждения.

1.6.         Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю учреждения на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

1.7.         Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя учреждения, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по факсу, а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

1.8.         По поручению руководителя учреждения составлять письма, запросы, другие документы, готовить проекты ответов авторам писем.

1.9.         Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

1.10.    Печатать по указанию руководителя учреждения служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

1.11.    Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

1.12.    Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

1.13.    Копировать документы на множительной технике.

1.14.    Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, правила пожарной безопасности и охраны труда, правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

1.15.    Выполнять приказы, распоряжения, разовые служебные поручения вышестоящего руководства.

1.16.    Докладывать руководителю учреждения обо всех случаях нарушений, происшедших в учреждении.